Etätauko - valmistautuminen etäkeskusteluun

Hyvä valmistautuminen on tärkeä osa etädialogin onnistumisessa. Etätauko voi olla aivan yhtä hyvä kokemus, kuin mitä Erätauko!

Etäkeskustelu, Etätauko, voi olla hyvä ja syvä kokemus sekä osallistujalle että ohjaajalle. Aikaa ei mene keskusteluun kulkemiseen ja sieltä palaamiseen. Mukaan voi osallistua tutusta paikasta, vaikkapa kotisohvalta. Kahvimerkki, kolajuoma ja teelaatu ovat aina oikeita.

Keskustelun järjestäjälle Etätauko tarjoaa mahdollisuuden koota yhteen ihmisiä ympäri Suomen ja maailman. Samalla on mahdollisuus parantaa saavutettavuutta. Monelle ihmiselle Etätauko on turvallisempi ja toimivampi tapa osallistua.

Käytettävissä olevat alustat vaihtelevat toimijasta toiseen. Joillakin on käytössä Teams, toisilla Meet ja monilla Zoom. Muitakin mahdollisuuksia on. Hyödynnä Etätauon järjestämisessä aiempaa osaamistasi käyttämästäsi alustasta ja sen toiminnoista. Uudistuksia päivitetään näihin alustoihin säännöllisesti. Sen vuoksi emme ole kirjanneet vinkkejä niihin liittyen.

Mutta kaikenlaista muuta kivaa olemme avuksi teille koonneet!

Vinkit järjestäjälle

Päätä Etätauon aihe. Mistä aiheesta olisi tärkeää lisätä ymmärrystä ja miksi? Keitä tulisi kutsua mukaan?
Päätä Etätauon kesto. Minkä verran aikaa on käytettävissä? Myös etädialogi voi kestää useita tunteja! Mutta silloin tarvitaan kunnon mittaisia taukoja. Tilanteesta ja kohderyhmästä riippuen Etätauko voi kestää 1-4 tuntia. Vähintään 2 tuntia on hyvä varata, mikäli vain mahdollista.
Suosittelemme, että järjestät keskustelusi kokonaan etänä tai kokonaan livenä. Hybridit omalla vastuulla ja omalla osaamisella!
Pohdi, miten monta ohjaajaa tarvitsette tai on mahdollista saada. Oman yhteisön dialogissa voi ulkopuolinen ohjaaja toimia paremmin.
Pohdi, minkä verran keskustelijoita halutaan mukaan. Etätauossa hyvä määrä on 3-8 henkilöä, käytettävissä olevasta ajasta riippuen useampikin käy.
On hyvä varata keskustelun alkuun 5-15 minuuttia, jolloin järjestäjät ovat jo paikalla ja osallistujat voivat liittyä mukaan kokeillakseen yhteyden, kameran ja mikrofonin toimivuutta.
Riippuen ohjaajien määristä voitte jakaa osallistujat useampaan ryhmään. Varmista etukäteen, miten ryhmiin jakautuminen tehdään. Palataanko ennen lopetusta vielä yhteen?
Tarvitaanko mukaan henkilö, joka vastaa käytännön järjestelyistä? Hän voi toimia esimerkiksi portsarina, ryhmiin jakajana tai teknisenä tukena.
Tutustukaa käytettävään alustaan. Pohtikaa valmiiksi, mikä voi mennä pieleen. Järjestäkää tarpeen mukaan kokeilukerta osallistujille, jolloin he voivat kokeilla, toimiiko alusta ja yhteys.
Pohtikaa, minkälainen alustus keskustelun aluksi pidetään. Onko se puheenvuoro, diaesitys, video tai jotakin muuta? Voiko sen jakaa keskustelualustalla vai linkataanko alustusmateriaali osallistujille jo etukäteen tai keskustelun alussa viestikentässä?
Pohdi jo etukäteen, mitä tapahtuu keskustelun jälkeen. Miten kiitetään ja kysytään palautetta? Onko tarpeen kirjata keskustelua? Onko Etätauko osa jotakin prosessia ja miten siitä kerrotaan osallistujille? Miten saatua ymmärrystä hyödynnetään järjestäjän osalta? Kuka viestii, missä ja miten?

Kutsuprosessi

Henkilökohtainen kutsuminen on tärkeää ja siihen pitää varata aikaa. Kutsu mukaan erilaisia ihmisiä. Pohdi, mihin vuorokauden aikaan Etätauko järjestetään ja miten se vaikuttaa kutsuttavien mahdollisuuteen osallistua.
On hyvä varmistaa, että kutsutut tietävät esimerkiksi, että mitä alustaa käytetään ja mitä se vaatii heiltä. Älä yliarvioi nuorten ja aliarvioi vanhempien ihmisten digitaitoja.
Kerro kutsuttaville, mitä Etätauon aikana heiltä edellytetään. Voit kertoa esimerkiksi Erätauko-menetelmästä, kameran, mikrofonin ja chatin käytöstä. Mahdollisista kameran käytön haasteista voi ilmoittaa etukäteen järjestäjälle.
Kerro kutsuttaville, että dialogissa olisi tärkeää olla mukana koko sen ajan ja läsnäolo sekä keskittyminen yhteiseen hetkeen on erityisen tärkeää.
Kerro jo kutsussa ja viimeistään osallistujille lähetettävässä ennakkoviestissä, että keskustelu on luottamuksellinen ja mitä se etänä tarkoittaa. On tärkeää, ettei tilassa olisi ketään muuta ihmistä tai jos on, olisi osallistujalla kuulokkeet, jotta muiden kokemukset eivät mene ulkopuolisten korviin
Kerro osallistujille lähtevässä viestissä, onko keskustelun alussa mahdollisuus tai tarve nimetä itsensä uudelleen, esimerkiksi käyttää vain etunimeä tai keskustella anonyymisti.
Kerro, jos keskustelu tullaan tallentamaan ja miksi näin tehdään.
Lähetä tilaisuuden tarkempi aikataulu osallistujille hyvissä ajoin.

Vinkit ohjaajalle

Etätauossa ajan tuntu korostuu. Tee itsellesi käsikirjoitus ja aikatauluta keskustelun kulku pääpiirteissään. Aikatauluta myös tauot mukaan käsikirjoitukseen.
Pohdi ja valmistele jo etukäteen, mitä elementtejä käytät keskustelun virittämiseksi ja jään rikkomiseksi. Onko tarvetta pienryhmille? Halutaanko etänäkin hyödyntää pariporinaa? Vai tuetaanko osallistujien omaa pohdintaa ajatusten kokoamiseksi ja keskustelun virittämiseksi?
Pohdi, miten Erätauon esittely, Rakentavan keskustelun pelisäännöt ja osallistujien esittäytyminen tapahtuu. Varaa realistisesti aikaa tähän kaikkeen.
Onko ennen dialogia alkujuttelua ja laitteiden testaamista tai keskustelun jälkeen jälkijuttelua? Käsikirjoita myös nämä hetket, vaikka ne olisivatkin luonteeltaan vapaamuotoisia.
Ohjeista osallistujia etukäteen, että kameran olisi hyvä olla koko dialogin ajan auki. Se vaikuttaa luottamuksen syntymiseen ja vuorovaikutuksen vahvistumiseen.
Chatin käyttö säästää aikaa, tukee tasavertaista osallistumista ja voi olla avuksi heille, joille asioiden ääneen sanominen on syystä tai toisesta tilanteessa haastavaa. Pohdi valmiiksi, mitä osioita keskustelusta voit tarpeen mukaan ohjeistaa käytäväksi chatissä.
Miten pyydetään puheenvuoroa? Miten jakaannutaan pareihin? Miten diojen jakaminen onnistuu? Opettele käytettävän alustan toimintaperiaatteet ennen dialogia.
Lataa itsellesi keskustelun käsikirjoitus, ohjaajan keskustelukortit ja Rakentavan keskustelun pelisäännöt eri välilehdille.
Pohdi, kirjoitatko omia muistiinpanoja koneelle vai paperille.

Etätauko-työkalut on kehitetty Erätauko-kouluttajien ja -ohjaajien tuella. Työstämisessä on hyödynnetty järjestäjien ja ohjaajien palautetta Poikkeusajan dialogit -kokonaisuudesta ja Erätauko-viikon keskusteluista. Kiitos kaikille mukana olleille!