Ohjeita kutsumiseen

Jotta dialogi voisi toteutua, on tärkeä saada paikalle osallistujat.

Tässä ohjeessa kerrotaan vinkkejä siihen, kuinka kutsut osallistujia mukaan Poikkeusajan dialogeihin.

Lisätietoa kutsumiseen liittyen löytyy myös täältä.

Kohderyhmän määrittely

Kohderyhmä voi olla organisaation sisäinen, verkosto tai laajasti eri ryhmiä tavoitteleva. Mieti, minkä kohderyhmän kanssa juuri sinulla on tarve syventää ymmärrystä elämästä koronan aikana ja tulevaisuudessa ja määrittele kohderyhmä tämän mukaan.

Kutsuttavat riippuvat siitä, ketkä haluatte mukaan keskustelemaan. Jos tavoitteena on saada mahdollisimman monipuolinen joukko osallistujia, kannattaa kutsumiseen käyttää enemmän aikaa.

Suosittelemme että etäkeskusteluun osallistuu 3-10 henkilöä ja läsnäolevaan keskusteluun 6-20 henkilöä. Keskustelun pituuden toivomme olevan 120 minuuttia.

Miten kutsun osallistujat?

Kutsumiseen kannattaa käyttää kaikkia niitä kanavia, joita käytössäsi on. Vaikka keskustelu on osa Poikkeusajan dialogeja, se ei tarkoita, että keskustelijat löytäisivät automaattisesti keskustelusi. Käytä siis aikaa kutsumiseen.

Mitä henkilökohtaisempaa kutsuminen on, sitä varmemmin saat keskustelijat paikalle.

Voit yksilöidä yleiskutsutekstin helposti muuttamalla motivointikysymyksiä koskettamaan kutakin kutsumaasi ryhmää tai henkilöä.

Pidä tavoitteet kaikille samana niin kaikki tulevat samaan keskusteluun.

Kannustamme tapahtumasivun tekemiseen, varsinkin jos keskusteluun on avoin ilmoittautuminen.

Mikäli järjestät keskustelun, johon voi avoimesti ilmoittautua, laita linkki myös meille niin lisäämme ne tapahtuman keskustelulistaukseen.

Kutsut kannattaa tehdä heti. Ilmoittautumisen voi ottaa vastaan joko käyttämälläsi ilmoittautumislinkillä tai pyytämällä ilmoittautumiset esimerkiksi sähköpostiin.

Ilmoittautumispäiväksi kutsuun kannattaa laittaa vähintään kolme päivää ennen keskustelua, niin saat käsityksen siitä, pitäisikö tehdä lisäkutsuja esimerkiksi muistutuskutsulla tai soittamalla tai laajentamalla kutsuttavien joukkoa.

Ilmoittautuneille on hyvä laittaa vahvistusviesti, jossa on tarkempi ohjeistus ja pyyntö ilmoittaa mikäli jostain syystä ei pääsekään mukaan.

Kutsumuotoja on lukuisia. Kannattaa tehdä jonkinlainen yleiskutsuteksti tai tapahtumasivu, jota välitetään eri ryhmille esimerkiksi somessa, sähköpostitse, ilmoitustauluilla tai henkilökohtaisesti.

Tähän löytyy tekstiluonnos liitteenä.

Kutsuminen kannatta tehdä huolellisesti vaikka keskustelemassa olisi vain organisaation sisäinen ryhmä, sillä kutsu virittää tasavertaiseen keskusteluun jo ennen paikalle saapumista.