Ihmisasioiden eteenpäin vieminen vaatii ihmisten aitoa kohtaamista
Kuten monessa muussakin organisaatiossa, siirryttiin myös valtiovarainministeriössä koronan seurauksena yhdessä yössä etätöihin. Päivän tavalliset kohtaamiset, jotka ovat myös esihenkilötyön kannalta olennaisia, tapahtuivat ennen arjessa luonnollisesti, välttämättä sen kummempaa siihen huomiota kiinnittämättä. Nyt korona herätti pian huomaamaan, että “kyllähän siitä vuorovaikutuksesta jotain aika oleellista puuttuu”, nimittäin dialogi ja toisen aito kohtaaminen.
Valtiovarainministeriön henkilöstöhallinnon kehittämispäällikön, Pilvi Pellikan, mielestä aito kohtaaminen ja dialogi tarkoittavat hetkeen rauhoittumista, kuuntelijan rooliin asettumista sekä läsnäoloa ja avoimuutta sille, mitä toinen yrittää kertoa. “Keskusteleminen ja muiden kuuleminen ovat tavallaan aika yksinkertaisia asioita, mutta ehkä juuri siksi niin kovin vaikeita.”
Valtiovarainministeriössä kansalaisyhteiskunnan kuuleminen on työn ytimessä. Tässä dialogitaidot nousevat olennaisiksi. Pellikka huomauttaa, miten tärkeitä hyvät keskustelu- ja kuuntelutaidot ovat erityisesti henkilöstöhallinnon virkahenkilöille, jotka kohtaavat työssään jatkuvasti ihmisiä, ja yrittävät viedä heidän asioitaan eteenpäin.
Me jos ketkä hyötyisimme hirveästi näistä taidoista. Mitä muuta me teemme kuin kohtaamme ihmisiä ja puhumme heidän kanssaan ja koitamme saada ihmisasioita eteenpäin?”
Pellikalle Erätauko oli tuttu jo entuudestaan esimerkiksi Poikkeusajan dialogeista, ja se vaikutti varteenotettavalta vaihtoehdolta dialogitaidoista kouluttavaksi tahoksi. Yllättävää oli ollut se, miten hyvin Erätauko toimii myös etänä, ja tähän tarpeeseen sen toivottiinkin etenkin etätyöaikana vastaavan. Se, että Erätauko järjestää koulutuksia myös itse, vaikutti lopulta siihen, että Erätauko-säätiö valikoitui myös Pellikan yksikön kouluttajaksi.
Valtiovarainministeriön esihenkilöstölle sekä Pellikan omalle henkilöstöyksikölle on järjestetty Erätauko-koulutuksia kevään ja syksyn mittaan. Valtionhallinnon kehittämisosaston hallintopolitiikkayksikölle se on muodostunut jo aikaisemmin yhdeksi vakiintuneeksi toimintatavaksi. Pellikan mukaan Erätauon ja dialogin käyttäminen mahdollistavat sen, että pystytään aivan eri tavalla toteuttamaan osallisuutta ja kansalaisyhteiskunnan osallistumista sekä erilaisten äänten kuulemista.
Kohtaamisen taito nousee erityisesti esihenkilötyössä tärkeäksi
Esihenkilöt vastaavat substanssiasioiden lisäksi myös omasta työyhteisöstään. Se ei ole mikään yksinkertainen homma, ja usein heitä kohtaan tuntuukin olevan paljon odotuksia. Tästä syntyi ajatus siitä, että olisi tärkeä lähteä tarjoamaan dialogitaitoja – muita kuulemalla voimme ymmärtää heidän tarpeensa. Dialogin käymisen kautta on lisäksi mahdollista lähteä rakentamaan arkeen tärkeitä pysähtymisen hetkiä.
Tausta-ajatuksena oli, että ihmisten kohtaaminen on valtiovarainministeriössä tärkeä taito asioiden hoitamisen lisäksi, ja tässä Erätauko-toimintamalli toimii hyvänä työkalupakkina. Rakentavan keskustelun pelisäännöt pätevät myös arjen missä tahansa kohtaamisissa. Osaamisesta on hyötyä kohtaamisissa niin kansalaisten, kollegoiden, johdettavien kuin esihenkilönkin kanssa.
Pellikka muistuttaa, kuinka meistä jokainen rakennamme erilaisissa kohtaamisissamme sitä, minkälainen näistä tulee omalla olemisellamme, tekemisellämme ja puheillamme. Lisäksi olisi tärkeä ymmärtää, miten iso merkitys on sillä, miten me itse olemme erilaisissa tilanteissa ja millaisesta tilasta käsin. Olisi opittava reflektoimaan omaa olemista. Tämä taas on usein seurausta siitä, kun alamme käymään tietoisemmin dialogia. Siksi Pellikka pitää dialogitaitoja niin kovin tärkeinä, niin yksilön itsensä kuin muidenkin kannalta. Dialogitaidot opettavat lisäksi sanoittamaan omia toiveita ja tarpeita ääneen.
Sillä on iso merkitys, millaisin tuntemuksin ja odotuksin ihmiset ovat erilaisissa tilanteissa. Pellikan mukaan se, että niitä jaetaan, auttaa myös siinä, että on helpompi kytkeytyä siihen, mitä toinen sanoo myöhemmin. Toisen tarinaan ja puheeseen pystyy kytkeytymään ihan eri tavalla, kun ensin on ymmärrys siitä, mistä käsin toinen tilanteessa on. Ihminen tulee siinä samalla ihan eri tavalla esille.
Paitsi että kuulee sen, mitä mieltä ihmiset ovat, niin uskon aika vahvasti siihen, että myös oma toimijuus asettuu samalla vähän eri asentoon. Se ei ole pelkästään sitä, että johtamisen pitäisi olla parempaa, vaan että syntyy myös oivallus siitä, että “minulla on odotuksia, mutta olennaista on myös se, miten minä itse toimin ja teen ja miten sanoitan odotuksiani”.”
Erätauko ja kaikki huomioon ottava yhteinen päätöksenteko
Sen lisäksi, että Erätauko auttaa muiden ihmisten kohtaamisessa, on siitä hyötyä myös yhteisessä, kaikki huomioon ottavassa päätöksenteossa. Pellikan mukaan Erätauon hyödyntämisellä tavoitellaan niin kaikkien kuulemista yhteisissä asioissa kuin yhteistä ymmärrystä odotuksista ja toiveista, joita niihin liittyy. Tätä kautta on mahdollista pohtia, mihin suuntaan niitä tulisi viedä.
Pohjimmaisena toiveena on se, että sitä kautta, kun kuullaan henkilöstön odotuksia ja toiveita ja käydään yhteistä keskustelua johdon kesken, muodostuu myös ymmärrystä yhteisistä hyvistä toimintatavoista ja siitä, minkälainen valtiovarainministeriön toivotaan työyhteisönä olevan. Sitä kautta taas syntyy kollektiivinen uudistumisen idea siitä, mihin suuntaan halutaan mennä ja ymmärrystä sen osalta, mitä tulisi tehdä tämän saavuttamiseksi. Dialogin käyminen vaikuttaa parhaassa tapauksessa myös työhyvinvointiin.
Valtiovarainministeriössä Erätauko-keskusteluja on hyödynnetty käytännössä esimerkiksi eri strategiaprosessien kehittämisen yhteydessä – niiden avulla on ollut mahdollista kuulla kaikkien kokemuksia kyseisestä aiheesta. Viime vuonna esimerkiksi käytiin yhdessä arvodialogeja siitä, millaiset valtiovarainministeriön arvojen tulisi olla. Kun aikaisemmin yhdessä jaetut arvot olivat avoimuus, luottamus ja ratkaisuhakuisuus, ovat ne nyt avoimuus, luottamus ja vastuullisuus. Arvodialogien kautta saatiin hyvä ymmärrys yhteisistä arvoista sekä siitä, mitä ne ylipäätään arjessa tarkoittavat.
Nyt valtiovarainministeriössä käydään dialogeja johtajuudesta. Tänä vuonna on julkaistu strategiakokonaisuus ja samalla myös johtamisjärjestelmää uudistetaan. Tähän liittyen halutaan kuulla henkilöstöä siitä, miten he kokevat johtamisen ja mikä siinä on heille tärkeää. Lisäksi myös johto pääsee käymään dialogia johtamisesta ja siitä, miten he itse sen kokevat. Ymmärrystä syvennetään henkilöstöä ja johtoa kuullen. Dialogilla on näin myös paikkansa johtamisen kehittämisessä.
Pellikan toiveena on, että dialogia voisi hyödyntää entistä enemmän esimerkiksi yhteisissä ryhmäkehityskeskusteluissa, joissa oman työyhteisön kanssa pohditaan, mihin ollaan menossa, mitkä ovat ensi vuoden tavoitteet ja miten asioita hoidetaan yhdessä. Näitä keskusteluja olisi tärkeä pystyä käymään dialogisemmin. Pellikka itse hyödyntää dialogisuutta esimerkiksi työtyytyväisyyskyselyn tulosten purkamisessa. Tämä on hyvä tehdä niin, että kaikki pääsevät osallistumaan keskusteluun, eikä niin, että joku vain paukuttaa tulokset ja muut kuuntelevat.
Aikaa yhteiselle keskustelulle, ajatusten sanoittamiselle, tutustumiselle ja pysähtymiselle kiireenkin keskellä
Myös henkilöstön puolelta on toivottu, että yhteiselle keskustelulle olisi enemmän aikaa ja tilaisuuksia. Ongelmana on kuitenkin ollut se, etteivät kaikki ole työkiireiltään ehtineet osallistua Erätauko-koulutuksiin. Työ on etenkin koronan ja Ukrainan sodan tuomien lisätöiden keskellä kiireistä, eikä kalenterista aina tunnu löytyvän aikaa. Tämä on pistänyt Pellikan kehittämispäällikkönä miettimään, mikä olisi paras tapa muodostaa yhteisen reflektion aikoja. Vertaiskeskustelu on tärkeää, ja tätä myös toivotaan koko ajan lisää.
Aika on poikkeuksellinen, ja se on myös poikkeuksellisen kiireinen. Ja juuri siksi olisikin tärkeä oppia dialogitaitoja. Ajassamme korostuu taito pysähtyä ja kuunnella. Pysähtyminen ei aina ole helppoa, mutta juuri siksi se onkin Pellikan mielestä hyvin tärkeää. Olisi tärkeä löytää aikaa reflektoimiselle ja sen pohtimiselle, mitä sitä oikeastaan ollaankaan tekemässä.
Mulle se kuunteleminen on resilienssitaito, ja jos ajattelee, että resilienssi on sellanen kattokäsite, niin se kytkeytyy vahvasti siihen, että minkä takia minä itse pidän tärkeänä tällaista.”
Pysähtyminen voi myös auttaa havaitsemaan, että asiat kannattaakin ehkä tehdä eri tavalla kuin oli alunperin ajatellut. Pellikan mukaan olisi tärkeää tunnistaa reaktiivisuus ja erilaisten tilanteiden herättämät tunteet. Tulisi pysähtyä kuuntelemaan, mitä niiden taustalla on. Ja jotta niihin päästään käsiksi, vaatii se pysähtymistä, dialogia ja reflektointia, ajattelun ajattelua. Tämä auttaa myös sanoittamaan, hahmottamaan ja palauttamaan mieliin, miksi mikäkin asia on tärkeää.
Hienoimpia hetkiä ovat olleet sellaiset, kun puhetta ei ole ollut kovinkaan paljoa. Viipyilyt on hyvin arvokkaita hektisen arjen keskellä. Olisi tärkeä pysähtyä ja osata pitää fokus tilanteessa.”
Erätauko-dialogit ovat myös auttaneet työyhteisöön tutustumisessa. Dialogin kautta voi tutustua muihin ihan eri tavalla kuin muuten arjessa käytävien keskustelujen kautta. Pellikka pohtii, että dialogin käyminen yhteisistä tavoitteista voisi olla hyvä käytäntö aina, kun työyhteisöön tulee uusia työntekijöitä. Tavoitteista kun olisi hyvä käydä keskustelua säännöllisin väliajoin muutenkin. Näiden ääreen on aina silloin tällöin hyvä pysähtyä.
Erätauko-keskusteluista ja -koulutuksista on saatu hyvää palautetta, eikä kukaan ole sanonut, että aika olisi ollut hukkaan heitettyä. Pellikka on iloinen siitä, että kiireenkin keskellä he, jotka ovat koulutuksiin osallistuneet, pystyvät nyt tulevaisuudessa hyödyntämään saamiaan oppeja. Lopuksi Pellikka vielä tiivistää hienosti, mitä kaikkia taitoja Erätauko-osaaminen kehittää:
Se kehittää läsnäolon taitoa, kuuntelun taitoa, jäsentämisen taitoa ja ymmärrystä. Se laajentaa näkökulmia ja kehittää myös sellaista taitoa, että pystyy katsomaan asioita toisesta tai useastakin eri näkökulmasta. Se kehittää myös sellaista taitoa, mikä onkin tosi vaikea asiantuntijaorganisaatiossa, se nimittäin purkaa tietämisen pakkoa. Ei ole ihan tavanomaista sanoa, että nyt en kyllä tiedä vastausta. Se inhimillistää.”
Eveliina Alho
Viestinnän koordinaattori
Erätauko-säätiö
#erätauko #dialogpaus #timeout #dialogi #diablogi #valtiovarainministeriö #VM #esihenkilö #esihenkilöstö #johto
